Votre personnel, une valeur sûre

L’actif le plus important d’une clinique dentaire demeure sans contredit son personnel. Il peut constituer la raison d’être de ses succès comme il peut être son plus grand souci. Il représente également la plus grande sortie de fonds de l’entreprise. Il est donc fondamental de s’assurer qu’il soit géré de façon efficace.

Lorsque nous analysons la rentabilité d’une pratique dentaire, nous accordons une attention particulière au pourcentage que représente la masse salariale sur la facturation totale. Ce ratio nous permet, d’un coup d’œil rapide, de vérifier si le personnel est utilisé de façon efficiente. En général, nous recherchons un ratio se situant entre 25 % et 28 %. Le ratio peut varier selon que le personnel en place possède plus ou moins d’expérience. Ainsi, il est fréquent de rencontrer un ratio plus élevé dans des pratiques de longue date.

Généralement, lorsqu’une clinique possède un ratio supérieur à 28 %, il y a lieu de croire que le personnel en place n’est pas utilisé de façon efficiente. Différentes mesures peuvent alors être mises de l’avant afin de rectifier la situation. L’élaboration de meilleures définitions de tâche, une meilleure délégation, voire une restructuration en profondeur des ressources humaines peuvent alors être envisagées. Ces mesures doivent toutefois être planifiées de façon structurée car de mauvaises décisions administratives peuvent s’avérer fort coûteuses.

Une masse salariale trop basse peut également miner la santé d’une clinique. Des employés surchargés de travail, mal rémunérés amèneront inévitablement des insatisfactions dans la clinique. Un taux de roulement de personnel anormalement élevé peut alors survenir. L’effet sur le climat de travail sera néfaste. Les clients en seront les principales victimes, ce qui n’est jamais précurseur de jours meilleurs.

Il est donc des plus importants de bien gérer le capital humain de votre entreprise. Le rôle du dentiste propriétaire est alors de s’assurer que la structure en place permet des conditions de travail saines et valorisantes pour l’ensemble de son équipe.

Une bonne structure doit comprendre certains éléments essentiels. D’abord, des critères d’embauche doivent être clairement établis. Des politiques écrites doivent dicter l’embauche du personnel. Un questionnaire simple mais formel doit être utilisé. Avec de tels outils, il est plus facile de s‘assurer que le personnel choisi s’intégrera bien à sa nouvelle équipe.

En agissant de la sorte, le dentiste met toutes les chances de son côté. L’embauche de personnel est une opération éprouvante et coûteuse. De bons critères d’embauche permettent de minimiser les erreurs.

La mise en place d’évaluation annuelle est également essentielle. Elle permet d’évaluer le personnel et d’apporter des recommandations afin d’améliorer certains aspects. Elle permet également une rencontre privilégiée entre employeurs/employés. L’employé porte une grande importance à cette rencontre, il devrait en être de même pour le dentiste propriétaire.  Il est important de fixer des dates pour ces rencontres. Ces dates doivent être respectées afin de ne pas créer de déception au sein du personnel.

Dans le cas de départ ou de congédiement, des politiques doivent être également établies. Ainsi, lorsque la situation se produit, le dentiste propriétaire peut s’y référer. Ces politiques doivent être établies en respect de la Commission des Normes du Travail. Il est toujours difficile d’en arriver à congédier un employé, malheureusement il en va souvent du bien de la clinique. La mise en place de procédures préétablies permet de passer plus aisément au travers de cette dure période. Le personnel en place risque également d’être moins affecté.

L’implantation d’une structure bien définie et le respect de celle-ci constituent des outils de gestion indispensables. Les cliniques qui obtiennent des résultats supérieurs à la moyenne du marché ont toutes un dénominateur commun : elles ont un personnel qualifié, courtois et dynamique. Bien structurer vos ressources humaines, voilà un placement gagnant.